Klartext Gruppe

Meetingräume verbessern: 7 Tipps zur Medientechnik

Mit Medientechnik Meetingräume verbessern
SERIE: Meetingräume verbessern (4/4)
Seit Corona gehören Videokonferenzen dauerhaft zum Firmenalltag – doch oft noch mit provisorischen Lösungen: 7 Tipps zur Medientechnik in unserer Serie „Meetingräume verbessern“.

Ein Klick auf die Taste „Videokonferenz starten“, schon verändert sich das Licht im Meetingraum, die Lampen vorne am Display werden dunkler als die Leuchten an der Decke, die Jalousien senken sich. Gleichzeitig startet die Technik, beide Displays gehen an, auf einem erscheinen die externen Videokonferenz-Teilnehmer, auf dem anderen die Meeting-Themen. Kamera und Mikrofone sind in Bereitschaft. Die komplette Hardware und Software – binnen weniger Sekunden startklar. So funktioniert Medientechnik für Meetingräume im Konferenzraum von klartext AV.

Mit Medientechnik Meetingräume verbessern

Die richtige Medientechnik für Meetingräume macht Besprechungen nicht nur besser, sondern auch viel attraktiver – sowohl für die Teilnehmer vor Ort als auch für „Zugeschaltete“.

Zur Medientechnik für Meetingräume gibt es viele Angebote. Wir haben zusammengefasst, was sich wirklich lohnt, wenn Sie Ihre Meetingräume verbessern möchten:

  1. Verwenden Sie zwei Displays
  • Zur Medientechnik-Grundausstattung in modernen Meetingräumen sollten zwei nebeneinander angebrachte Displays gehören. So können Sie ergänzende Inhalte zu einzelnen Themen auf den zweiten Bildschirm schicken oder zwei verschiedene Tabellen-Versionen nebeneinanderstellen und bearbeiten, ohne hin- und herschalten zu müssen. Dateien, die breiter sind als der Monitor, lassen sich einfach über beide Displays ziehen. Außerdem können Sie auf einem Display die Videokonferenzteilnehmer einblenden, während auf dem anderen Display Inhalte angezeigt werden. Wichtig ist auch der Sicherheitsaspekt: Auf einem Display (mit zugehörigem PC) läuft nur die Videokonferenz. Der andere wird über einen zweiten Rechner angesteuert. Hier sind dann die firmeninternen Dokumente enthalten, die den Raum nicht verlassen dürfen. So kann es nicht passieren, dass versehentlich eine interne Datei in der Videokonferenz geteilt wird.

Lesen Sie dazu unseren Beitrag „Doppelt gut: Warum 2 Displays Ihr Meeting verbessern

  1. Nutzen Sie Touchdisplays
  • Touchdisplays gehören zum „Must-have“ der Medientechnik, wenn Sie Ihren Meetingraum verbessern möchten. Mit der Whiteboard-Anwendung können Sie beispielsweise unkompliziert und für alle sichtbar Stichwörter sammeln und gleichzeitig ein visuelles Protokoll erstellen.
  • Schriftprinzip nutzen – 3 Tipps für klare Kommunikation
  1. Setzen Sie Mediensteuerung ein
  • Wenn es im Meetingraum Lichtsteuerung und Jalousien gibt, ist eine Mediensteuerung sinnvoll – per Knopfdruck wird der Raum für die Videokonferenz optimiert. Bei klartext AV erfolgt die Medientechnik-Steuerung per iPad.
  1. Achten Sie auf unkomplizierte Handhabung
  • Gleichgültig, welches Gerät zu Ihrer Medientechnik gehört: Achten Sie darauf, dass es intuitiv bedienbar ist, damit sich Moderator und Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können, statt sich mit technischen Kniffen herumschlagen zu müssen.
  1. Investieren Sie in gute Mikros und Lautsprecher
  • Kennen Sie das? Nachdem Sie seit 20 Minuten über das Tagesthema sprechen, meldet sich ein Videokonferenzteilnehmer zu Wort – um mitzuteilen, dass er akustisch leider nur die Hälfte versteht. Das ist nicht die Rückmeldung, die man sich wünscht. Schlechte Tonqualität stört die Konzentration und verursacht Unbehagen. Wichtig ist auch, dass Ihr Mikrophon die Stimme in gleichbleibend guter Qualität aufzeichnet, gleichgültig in welche Richtung Sie den Kopf bewegen. Es lenkt ab, wenn man dauernd darauf achten muss, direkt ins Mikrophon zu sprechen.
  • Tipps zu Mikrophon und Lautsprecher

Manchmal ist jedoch nicht die Medientechnik das Problem, sondern die Raumakustik.

 

  1. Achten Sie auf Bildqualität
  • Zur guten Meetingkultur gehört Augenkontakt – auch via Kamera. Damit die Mimik erkennbar ist, muss die Qualität der Kamera, des Displays und der Beleuchtung stimmen. Bei Vorträgen ist es vorteilhaft, mehrere Kameras einzusetzen. Mit einem Umschalter lässt sich per Tastendruck zwischen verschiedenen Kameras umschalten – es ist sinnvoll, auf der Ebene der Medientechnik umzuschalten, nicht in der Videokonferenzplattform, denn das Umschalten funktioniert je nach Plattform unterschiedlich schnell.
  • Tipps zur Beleuchtung
  1. Medientechnik nachträglich verbessern
  • Will man einen bestehenden Meetingraum verbessern, bringt das besondere Probleme mit sich, da meist keine Kabel und Anschlüsse für die Medientechnik an den gewünschten Stellen vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen ClickShare CX von barco, ein erstklassiges System für Drahtloskonferenzen. Kamera, Mikrophone und Lautsprecher können kabellos angeschlossen werden, so dass man den Meetingraum optimal verbessern und gestalten kann.

Alle Tipps zur Serie „Meetingräume verbessern“ finden Sie auf unserer Homepage. Wir beraten Sie auch gerne individuell.