Blick hinter die Kulissen: Unsere Tipps zu Konferenz, Raum und Setup
Kommunikationsprofis wissen: Je nach Art und Ziel einer Konferenz sollte man unterschiedliche Räume und Setups nutzen. Lassen Sie sich von unseren Erfahrungen inspirieren. Ein Blick hinter die Kulissen und drei Tipps.
Je nach Sinn und Zweck einer Konferenz oder Videokonferenz ist es sinnvoll, verschiedene Räume zu nutzen. Auch räumlich begrenzte Firmen können mit wenig Aufwand unterschiedliche Raum- und Gestaltungseffekte erzeugen. Wir haben unsere Meetingkultur entsprechend dieser Grundsätze gestaltet. Mit ausgesprochen positiven Erfahrungen.
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Grundlagen für effektive Konferenzen
Viele Arbeitnehmer empfinden Konferenzen und Videokonferenzen als lästiges Übel und Zeitverschwendung. Doch bei genauer Analyse zeigt sich meist: Es gibt nicht zu viele Meetings, sondern nur „falsche Meetings“. In manchen Unternehmen müsste die Zahl der Konferenzen und Videokonferenzen sogar erhöht werden – nachdem die Grundlagen für effektive Meetings geschaffen wurden.
Das erlebten wir auch bei klartext AV. Nachdem wir unsere Meetingkultur optimiert hatten, stellten wir fest: Wir brauchen nicht weniger, sondern mehr Konferenzen – zu festen Zeiten, mit klar strukturierten, unterschiedlichen Schwerpunkten, mit definierten Zielen und in der dazu passenden Umgebung.
Unsere Erfahrungen bestätigen ganz klar: Unterschiedliche Meetingformen sollten in unterschiedlichen Räumen mit unterschiedlichen Setups stattfinden.
Wir verraten Ihnen, welche Meeting-Formen und Setups wir bei klartext AV nutzen.
Konferenz: 3 Formen, Räume und Setups
- Die tägliche Ad-hoc-Konferenz
- Die morgendliche Ad-hoc-Besprechung ist unser täglicher Check-in. Bei diesem Meeting wird über die Aufgaben gesprochen, die an diesem Tag anstehen. So zeigt sich gleich, in welchen Bereichen möglicherweise Arbeiten koordiniert oder abgesprochen werden müssen. Das beschleunigt Prozesse und erspart unnötige oder doppelte Arbeit. Da der tägliche Check-in schnell gehen muss, treffen wir uns an Stehtischen (coronabedingt momentan auf Abstand). Jeder Mitarbeiter hat dabei ein eigenes Tablet. Wir arbeiten mit Microsoft Teams und können über einen Monitor im Check-in-Raum alle wichtigen Informationen gleich vom Tablet auf den großen Bildschirm holen.
- Die wöchentliche Konferenz
- Wir reden einmal pro Woche über alle anstehenden und aktuellen Projekte und besprechen, welche Entwicklungen es hier jeweils gegeben hat und was der Blick nach vorne erwarten lässt. Die Wochenbesprechung dauert länger und ist gründlicher als der tägliche Check-in und findet deshalb in unserem Meetingraum mit zwei Touch-Monitoren statt, damit Informationen schnell gezeigt werden können. Wir haben dabei immer schon unseren Kalender und Projektlisten offen, können Notizen machen und Bilddateien nebeneinanderlegen. Unser Konferenzraum ist optimal geeignet für Videokonferenzen. So können wir bei Bedarf unkompliziert und schnell weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzuholen.
- Die monatliche Strategie-Konferenz
- Einmal im Monat treffen wir uns im kleinen Kreis zum Strategie-Meeting. Hier diskutieren wir ausführlich über maximal zwei Themen, die sich im Laufe der letzten vier Wochen ergeben haben. Das Strategie-Meeting ist eine sehr intensive Konferenz im kleinen Kreis von maximal vier Personen. Für solche intensiven Meetings eignet sich ein großer Konferenzraum nicht – man würde sich darin verlieren. Solche Meetings sollten im kleineren Raum stattfinden (nach der Corona-Pandemie) mit maximal vier Sitzplätzen, mit interaktiven Touch-Displays und einer guten Videokonferenz-Technik, damit per Videokonferenz jederzeit externe Personen eingebunden werden können.
Konferenz: Raum & Ausstattung
Unsere Besprechungsräume sind dabei nicht nur für Videokonferenzen geeignet, sondern weisen noch einige andere kleine Besonderheiten auf, die für Konferenzen sehr hilfreich sind. Wir laden Sie herzlich ein, einfach selbst vorbeizukommen und sich anzuschauen, wie wir arbeiten.