3 praktische Meetingtipps für mehr Effizienz

Nutzen Sie ein interaktives Display in Ihren Meetings? Warum Sie darauf nicht verzichten sollten und wieso es kontraproduktiv ist, eine Tastatur für Notizen zu nutzen: Drei Meetingtipps.

Im aktuellen Meeting wird der neue Vertragsentwurf besprochen. Alle Beteiligten blicken nach vorne auf den Monitor, alle lesen mit. Es gibt Änderungsvorschläge, die gleich eingefügt werden sollen. Der fürs Protokoll zuständige Mitarbeiter tippt auf seiner Tastatur, vertippt sich, löscht. Schreibt neu, vertippt sich wieder. Löscht. Fängt das Wort von vorne an. Und wird langsam nervös, denn natürlich starren alle anderen Meeting-Teilnehmer weiter stur nach vorne auf den Monitor. Sie sehen jeden Tippfehler. Der gestresste Schreiber ist in Gedanken schon nicht mehr beim Meeting-Inhalt. Auch die Gedanken der anderen Mitarbeiter reichen von „das könnte ich besser“ bis „peinlich, das passiert mir auch ständig“.

Um die Stimmung zu lockern, macht irgendwer einen Witz über die kleine Tastatur – und schon diskutiert man im Meeting über die Tastengröße. Damit ist das Team völlig aus dem Thema raus und landet bei irgendwelchen Randthemen. So funktioniert kein gutes Meeting.

Drei Meetingtipps

Meetingtipp # 1: Interaktives Touchdisplay

Verwenden Sie ein großes interaktives Touchdisplay in Ihrem Meeting. Notizen, Verbesserungsvorschläge und ähnliches werden nicht per Tastatur eingetippt, sondern gleich von Hand mit einem Stift auf dem Monitor ins Dokument eingefügt. Ohne zeitraubendes und nerviges Vertippen. Das Team bleibt konzentriert beim Thema.

Meetingtipp # 2: Behalten Sie den Überblick

Die Positionierung der Tische muss auf das Display ausgerichtet sein. Jeder Teilnehmer sollte das Display und den Sprecher sehen können – dann kann auch der Sprecher jeden Teilnehmer sehen. So behält man die Meetingteilnehmer im Blick, um deren Reaktionen auf heiß diskutierte Beschlüsse zu erkennen. Welche Mitarbeiter wirken zufrieden mit einzelnen Entscheidungen oder scheinen sie zumindest zu akzeptieren? Und wie sieht es bei der „Opposition“ aus? Gibt es heimliches Augenrollen oder offenen Widerwillen? Dann wissen Sie, auf welche Mitarbeiter man bei diesem Projekt ein Auge werfen muss oder wer eventuell noch extra überzeugt werden sollte. Dieser Meetingtipp hilft, potenzielle „Bremsklötze“ bereits in der Vorbereitungsphase zu erkennen und nicht erst mitten in der Projektdurchführung.

Meetingtipp #3: Brainstorming

Nutzen Sie Brainstorming, Touch-Arbeiten und kollaboratives Arbeiten auch für nicht-kreative Prozesse. Brainstorming hilft nicht nur bei der Gestaltung einer Internetseite oder eines Werbeplakats, sondern auch bei alltäglichen Arbeiten wie dem Erstellen eines Angebots. Bespricht man das Angebot im Team, stellt man beispielsweise schnell fest, wo vielleicht noch ein Kostenpunkt einkalkuliert werden muss oder unsauber gearbeitet wurde. Mit diesem Meetingtipp lassen sich die Regeln der Farbenlehre verbinden: Verwenden Sie einen roten Stift, um eine entsprechende Bemerkung zu notieren. So signalisieren Sie unmissverständlich: Hey, das geht besser! Genauso, wenn eine Passage besonders gelungen ist. Hier erwartet den Leser ein wohlwollender Kommentar in grün.

• Die Farbenlehre lässt sich nicht nur für Notizen nutzen: Wie Ihr Meeting von der richtigen Wandfarbe profitiert

Haben Sie Fragen zu unseren Meetingtipps und zur neuen Meetingkultur? Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gerne.