Klartext Gruppe

Schriftprinzip nutzen – 3 Tipps für klare Kommunikation

| Veröffentlicht am |

Das Schriftprinzip sorgt für Klarheit.

Wenn in Konferenzen und Besprechungen einzelne Themen nur mündlich besprochen werden, kann es leicht zu Missverständnissen kommen. Deshalb sollten Sie stets das Schriftprinzip anwenden. 3 Tipps, wie das ganz nebenbei geschieht.

Gibt’s das? Am Monatsanfang hat man dem neuen Mitarbeiter noch detailliert erklärt, wie er seine Aufgaben erledigen soll. Ausführlich wurde der Ablauf besprochen. Der Chef machte klar, was ihm wichtig ist und worauf es besonders ankommt. Man war sich einig, ging zufrieden auseinander. Und jetzt?

Ganz offensichtlich ignoriert der Neue einfach den besprochenen Arbeitsablauf. Jedenfalls macht er einiges ganz anders, als besprochen und trifft falsche Entscheidungen.

Dann geht die Diskussion los. Wo und warum ist es zu Missverständnissen gekommen? Wer hat was gesagt oder gemeint und ist nun für die Fehler verantwortlich? Dabei liegt der Fehler an ganz anderer Stelle: An der Meeting-Gestaltung. Die mangelhafte Umsetzung des Besprochenen zeigt, dass die Besprechung nicht effektiv war.

Der Fehler für solche Missverständnisse liegt weder beim Sprecher noch beim Hörer. Es entspricht ganz einfach der menschlichen Natur, Informationen zu überhören, die uns selbst nicht so wichtig erscheinen oder Formulierungen anders zu interpretieren als vom Sprecher gedacht. Zum Thema „Wir hören nur, was wir hören wollen“, gibt es unzählige spannende Studien. Das Ergebnis ist immer gleich: Lesen und Sehen ist einfach präziser als Reden und Hören.

Deshalb ist eine klare Kommunikation in Konferenzen so wichtig. Und diese kann durch eine sehr einfache Maßnahme erreicht werden: Das Schriftprinzip.

Das Schriftprinzip effektiv nutzen – 3 Tipps

  1. Jetzt gleich, nicht später
  • Schreiben Sie alle besprochenen Themen auf und halten Sie Beschlüsse zumindest in Stichworten ad hoc schriftlich fest. Notieren Sie diese Inhalte sofort und nicht erst im Anschluss an die Besprechung.
  1. Startbereiter Touchdisplay
  • Im Besprechungsraum sollte ein Touchdisplay mit Stift vorhanden sein, das sofort einsatzbereit ist. Bei klartext AV verwenden wir Microsoft Teams und die Application OneNote von Microsoft, um gleich an der richtigen Stelle unsere Notizen machen zu können. Einmal kurz auf den Bildschirm geklopft, schon geht’s los. Muss der Computer bzw. Display erst hochgefahren werden, geht wertvolle Zeit verloren.
  1. Stift statt Tastatur
  • Machen Sie Ihre Notizen handschriftlich. So wird der Besprechungsverlauf am wenigsten gestört. Denn während man mit der Maus durch Programme klickt oder auf der Tastatur herumtippt, kann man selbst und der Gesprächspartner sich deutlich weniger gut auf das Gespräch konzentrieren.

Noch Fragen zum Thema? Wir beraten Sie gerne zum Schriftprinzip und zur Meetingkultur. Kontaktieren Sie uns einfach.