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Tipps zur Meeting-Vorbereitung und Durchführung

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Mehr Zeit. Mehr Spaß. Mehr Motivation. Wenn Sie beim Vordenken und Vorbereiten Ihres Meetings acht Punkte beachten, steigern Sie Ihre Meetingeffizienz deutlich.

Videokonferenzen und hybride Meetings können über Grenzen hinweg Menschen zusammenzubringen und kurzfristig Konferenzen ermöglichen, für die sonst lange Vorlaufzeiten und Terminabstimmungen notwendig wären. Darüber sollte jedoch nicht vergessen werden, wie wichtig eine gute Vorbereitung ist, ob analog oder digital.

1. Methodik
Zielsetzung und Agenda sind unabdingbar für eine effiziente Besprechung – auch in Zeiten der Digitalisierung.

2. Teilnehmerauswahl
Neben der Technik entscheidet vor allem das Verhalten des Besprechungsleiters und der Teilnehmer, ob eine gute Meetingeffizienz erreicht wird oder nicht. Laden Sie nicht einfach abteilungsweise ein, sondern zielgerichtet nur Mitarbeiter, die tatsächlich involviert sind.

3. Raumwahl
Auch der Raum, die Möblierung und Beleuchtung haben Einfluss auf die Meetingeffizienz. Achten Sie darauf, dass der Meetingraum zu den Anforderungen der Nutzer passt.

  1. Versorgung
    Vergessen Sie nicht die Versorgung der real anwesenden Meeting-Teilnehmer. Bei längeren Besprechungen leidet die Meetingeffizienz ohne Kaffee oder Catering.

    5. Technik
    Sorgen Sie dafür, dass die passende Technik verfügbar ist und unkompliziert bedient werden kann. Probleme im Zusammenspiel zwischen Mensch und Technik gehört zu den größten Killern der Meetingeffizienz.

 6. Moderation
Der rote Faden muss während der Besprechung sichtbar bleiben, damit am Ende die gewünschten Ergebnisse stehen. Der Fokus muss deshalb immer auf den Zielen bleiben, abschweifende Redebeiträge und Störungen müssen unterbunden werden.
 
7. Dokumentation
Dokumentieren und kommunizieren Sie Ergebnisse und Aufgaben. Sorgen Sie dafür, dass es im Meeting nicht bei Absichtserklärungen bleibt. Halten Sie konkret fest, wer wofür zuständig ist und wann welche Schritte umgesetzt werden.

8. Transformation
Meetingeffizienz ist nur gegeben, wenn die Ergebnisse des Meetings in der Praxis umgesetzt werden. Setzen Sie die Überprüfung der Umsetzung mit auf die To-Do-Liste.

Meetings vorbereiten – Checkliste

Eine Checkliste zur Vorbereitung von Meetings der Firma traintool finden Sie hier.

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