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Meetingeffizienz: Kennen Sie die größten Zeitfresser? Die Meetingspezialisten meeting 4.0 und klartext AV klären auf

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Meetingeffizienz: Die größten Zeitfresser

50 Prozent der Meetings sind unproduktiv! Wir stellen Ihnen die größten Zeitfresser vor und verraten acht Zeitspar-Tipps, die Ihre Meetingeffizienz verbessern. 

Meetings haben oft einen schlechten Ruf – leider zurecht, wie wissenschaftliche Erkenntnisse zur Meetingeffizienz zeigen. Die „Wirtschaftswoche“ titelte in ihrer März-Ausgabe sogar: „Meetings: Die unterschätzte, große Zeitverschwendung – die Unternehmen viel Geld kostet“. Die Fachzeitschrift verweist auf Erkenntnisse eines Meeting-Forschers der Universität UNC Charlotte. Er hatte ermittelt, dass 50 Prozent der Meeting-Zeit unproduktiv sind, wenn nicht gezielt Maßnahmen zur Meetingeffizienz unternommen werden!

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat die Quantität der (virtuellen) Meetings extrem zugenommen. Nicht aber die Qualität und Meetingeffizienz. Viele Meetings sind lang, aber ergebnislos. „Nirgends sonst wird eine so große Zeitverschwendung einfach als gegeben hingenommen“, stellte die Wirtschaftswoche fest. Und dabei ist es oft gerade die Zeit der Führungskräfte, die mit Meetings unnötig (und teuer) verschwendet wird.

Die größten Zeitfresser während des Meetings

Zeitfresser 1: Schlechte Vorbereitung

Themen und Ziele sind nicht klar definiert, werden zu kurzfristig oder gar nicht an alle Teilnehmer vorab übermittelt. Oft fehlt auch eine klar strukturierte Tagesordnung. Das trägt dazu bei, dass Teilnehmer unvorbereitet im Meeting erscheinen.

Zeitfresser 2: Schwache Moderation

Es gibt keinen Moderator bzw. dieser ist nicht in der Lage, ausschweifende Gesprächsbeiträge zu unterbrechen und den Fokus immer wieder auf das Ziel zu richten.

Zeitfresser 3: Falsche Teilnehmer

Die Teilnehmer werden nicht zielgerichtet eingeladen, weil man sich im Vorfeld nicht genügend Gedanken macht, wer mit welchem Input für die Besprechung wertvoll ist.

Zeitfresser 4: Fehlende Gesprächspartner

Die Möglichkeiten des hybriden Meetings werden nicht genutzt. Statt bei Bedarf mal eben schnell externe Mitarbeiter oder Fachleute virtuell zum Meeting zu holen, wird das Meeting verschoben oder es werden Entscheidungen ohne weitere Experteneinschätzung getroffen.

Zeitfresser 5: Unpassender Raum

Der Raum ist technisch und akustisch nicht gut ausgestattet. Sprecher werden schlecht verstanden. Inhalte gehen verloren.

Zeitfresser 6: Probleme mit der Technik

Die Nutzung der Hard- und Software ist zu kompliziert und unterbricht den Meetingablauf.

Zeitfresser 7: Blättersalat

Statt digital am Bildschirm gemeinsam Dokumente zu besprechen, werden Blätter oder Ordner verteilt. Die richtigen Unterlagen müssen von jedem Teilnehmer einzeln herausgesucht werden und können nicht gemeinsam digital bearbeitet werden.

Zeitfresser 8: Mangelnde Konkretisierung

Meeting-Ergebnisse werden nicht messbar und prüfbar formuliert. Es erfolgt keine konkrete Zuteilung der Verantwortung und/oder keinen Zeitrahmen für die Erledigung.

Folgen schwacher Meetingeffizienz

Eine schwache Meetingeffizienz macht Meetings allerdings nicht nur zu Zeitfressern und verursacht unnötige Lohnkosten. Eine schwache Meetingeffizienz bedeutet auch, dass viel Kreativität und Motivation der Mitarbeiter verloren geht.

Dabei können Meeting nicht nur effektiv, sondern auch spannend sein und Mitarbeiter begeistern, wenn Sie acht Zeitspar-Tipps umsetzen.

So sparen Sie in Meetings Zeit – 8 Tipps

  1. Agenda festlegen und Ziele definieren
  2. Teilnehmer sorgfältig auswählen
  3. Technik funktioniert und ist intuitiv zu bedienen
  4. Raum passt sich an die Anforderungen der Nutzer an
  5. Benötigte Informationen und Dateien sind im Raum verfügbar
  6. Der Fokus bleibt immer auf den Zielen, abschweifende Redebeiträge und Störungen werden unterbunden
  7. Ergebnisse und Aufgaben dokumentieren und kommunizieren
  8. Umsetzung der Ergebnisse kontinuierlich einfordern

Konkrete Umsetzungshilfen für mehr Meetingeffizienz bieten wir Ihnen außerdem in unserem Seminar „In fünf Schritten zur Work-Meet-Balance“. Wir geben Ihnen einfache Tools an die Hand mit denen der rote Faden während der Besprechung sichtbar bleibt, damit am Ende die gewünschten Ergebnisse stehen. Hier zeigen wir Ihnen auch, wie Sie mindestens 25 Prozent Zeit in Ihren Besprechungen sparen – nachhaltig stabil, mess- und kontrollierbar!

Wir zeigen Ihnen gerne auch persönlich im individuellen Beratungsgespräch, wie Sie Ihre Meetingeffizienz nachhaltig steigern können. Die Gelegenheit dafür ist derzeit besonders günstig – dank des Förderprogramms „go digital“ werden bis zu 50 Prozent der Kosten vom Staat übernommen. Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gern