Neue Meetingkultur: Virtuelle Elemente sinnvoll nutzen – 5 Tipps

Virtuelle Elemente stehen im Mittelpunkt, wenn es um neue Meetingkultur geht. Wie Sie die Vorteile effektiv nutzen: 5 Tipps.

Neue Meetingkultur hat manchmal auch Tücken. Davon kann William Amos berichten. Der Abgeordnete des kanadischen Parlaments lief während einer offiziellen Videokonferenz splitternackt durchs Bild. Er hatte übersehen, dass die Kamera eingeschaltet war.

Die virtuellen Elemente der neuen Meetingkultur öffnen Türen und ermöglichen einfache, interaktive Kommunikation über räumliche Grenzen hinweg. Welche Türen sich öffnen und wie die Möglichkeiten der neuen Meetingkultur effektiv umgesetzt werden, liegt in der Verantwortung der Nutzer.

Wichtig ist, sich klarzumachen, was die größten Vorteile der virtuellen Elemente in der neuen Meetingkultur sind – und wie Sie diese nutzen:

Vorteil 1: Schnelligkeit & Flexibilität

Da nicht erst jeder Teilnehmer anreisen muss, kann auch ein wichtiges Meeting mal eben schnell einberufen werden. Teilnehmerzahl, Raumgröße, Veranstaltungsort und Aufenthaltsort der Teilnehmer? Das alles spielt letztlich keine Rolle. Auch während des Meetings können kurzfristig weitere Experten virtuell hinzugeholt werden.

• Tipp: Damit die Zuschaltung klappt, sollten externe Gesprächspartner oder Homeoffice-Mitarbeiter, die eventuell während des Meetings noch hinzugezogen werden, vorab über den Zeitpunkt der Konferenz informiert werden. So stellen Sie sicher, dass die gewünschte Person auch erreichbar ist, wenn sich Fragen an sie ergeben.

Vorteil 2: Kosteneinsparung

Reisespesen sind in vielen Unternehmen ein nicht unerheblicher Posten. Die virtuellen Elemente der neuen Meetingkultur helfen, teure Anreisekosten zu senken oder überflüssig zu machen.

• Tipp: Nutzen Sie die Einsparungen für Investitionen in eine gute und intuitiv bedienbare Media-Technik – auch für Mitarbeiter in Homeoffice. Denn Ärger mit der Technik gehört zu den größten Störfaktoren bei virtuellen Meetings. Schlechte Aufnahmequalität setzt unnötig Grenzen. Es lohnt sich, besser einmalig in leistungsfähige Meeting-Technik zu investieren als dauerhaft in hohe Reisekosten.

Vorteil 3: Zeitersparnis

Ein Klick – schon ist man im Meeting. Kostbare Arbeitszeit muss nicht unnötig im Zug, Auto oder Flugzeug verschwendet werden. Virtuelle Meetings fallen außerdem kürzer aus, da hier Smalltalk auf ein Minimum reduziert ist.

• Tipp: Die Zusammenstellung der Teilnehmerliste kann über Erfolg oder Misserfolg eines Meetings entscheiden. Laden Sie nicht einfach abteilungsweise ein, sondern zielgerichtet nur Mitarbeiter, die tatsächlich involviert sind.

Vorteil 4: Vernetzung & Informationsaustausch

Dateien, Tabellen und andere Dokumente können während des Meetings spontan und schnell ausgetauscht oder angepasst werden.

• Tipp: Nutzen Sie die Software MS Teams!

Vorteil 5: Dokumentation

Neue Meetingkultur ermöglicht eine effektive Projekt- und Kommunikationsdokumentation bereits während der Besprechung. Sie müssen nicht erst nach der Besprechung ein starres Protokoll von Ihrem Meeting-Ergebnis anfertigen lassen. Neue Meetingkultur stellt sicher, dass keine Inhalte verloren gehen und jeder Teilnehmer unmittelbar nach dem Meeting ein nachvollziehbares Protokoll mit allen Inhalten besitzt und damit sofort arbeiten kann.

• Tipp: Nutzen Sie virtuelle Protokolle und das Schriftprinzip.

Haben Sie noch Fragen zur neuen Meetingkultur oder hybriden Meetings? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.