Absprachen optimieren: Geheimtipp OneNote!

Führungskräfte kennen das: Sie werden bombardiert mit Problemen und Problemchen, die Entscheidungen erfordern. Nutzen Sie die Microsoft-Software OneNote, um kurze Absprachen zu optimieren!

Vom Lager kommt die Nachricht, dass Artikel XY nicht mehr verfügbar ist. Der Vertriebsleiter muss nun mit dem Einkaufsleiter kurz klären, welche Alternative man anbieten kann und wie die Preisberechnung aussieht. Außerdem stehen vier weitere Bitten um Entscheidungen auf der To-do-Liste des Abteilungsleiters. Und die Empfangsdame wartet auf ein Okay für die Bestellung der neuen Kaffeemaschine.

Führungskräfte werden täglich mit Informationen überflutet, die Absprachen und Entscheidungen notwendig machen. Da ist es schwierig, den Überblick zu behalten und nicht Zeit für Nebensächlichkeiten zu verschwenden. Dabei hilft das Notizbuch-Programm OneNote.

OneNote Einsatzbeispiele

Ohne OneNote … schickt der Einkaufsleiter sein Anliegen per E-Mail an den Vertriebsleiter. In der Anlage: Das ursprüngliche Produkt, das nicht mehr verfügbar ist, Einkaufspreise, mehrere Produktfotos und Datenblätter zu Alternativen. Es dauert 20 Minuten, bis der Vertriebsleiter die Anlagen gesichtet und verglichen hat, um eine Entscheidung treffen zu können.

Mit OneNote … legt der Vertriebsleiter einfach eine neue OneNote-Seite an, die im passenden Ordner abgelegt wird. Die OneNote ist übersichtlich beschriftet, als dringend oder weniger dringend markiert und sortierbar – beispielsweise nach Datum oder Wichtigkeit.

In die OneNote stellt der Einkaufsleiter ein Screenshot des alten Produkts und des Alternativprodukts. Hier notiert er auch den Einkaufs- und möglichen Verkaufspreis. Zum Schluss ein Klick rechts in der OneNote-Funktion „Link zum Absatz kopieren“ und eine kurze Mail an den Abteilungsleiter: „Hier hat sich was geändert, schau schnell mal in den Link“. Ein Klick auf den Link – schon ist der Abteilungsleiter im OneNote und hat alle wesentlichen Informationen vor Augen.

OneNote optimiert die kurze Verständigung untereinander: Statt einzelner Mails gibt es alle Informationen übersichtlich gesammelt, inklusive Ergebnisse kurzer Besprechungen.

• Tipps zum Schriftprinzip in Meetings

OneNote und Touchmonitor

Noch effektiver lässt sich OneNote einsetzen, wenn Sie mit Tablet oder Touchmonitor arbeiten: Dank der im Windows-Betriebssystem integrierten Software Snipping Tool können Sie einfach Screenshots aufnehmen und Momentaufnahmen erstellen, um den gesamten Bildschirm oder einzelne Wörter oder Bilder zu kopieren. So bleiben handschriftliche Notizen und Skizzen erhalten, die im Laufe eines Meetings entstehen.

OneNote eignet sich besonders für Personen, die häufig kurze Absprachen und Entscheidungen treffen müssen.

Auch für spontane Besprechungen bietet sich die Kombination von OneNote und Touchdisplay bzw. Tablet an: Ob am Besprechungsplatz oder am Kaffeeautomaten – es kann jederzeit mal eben rasch eine OneNote geöffnet werden, um handschriftlich auf dem Display die wichtigsten Eckpunkte zu notieren. Schon sind die Ergebnisse gesichert und jederzeit am richtigen Ort auffindbar.

OneNote stellt sicher, dass keine wichtige Information verlorengeht und macht unnötiges Suchen oder zeitaufwändiges Vergleichen überflüssig.

Übrigens: Im OrangeCampus Conference Center sind in allen Meetingräumen optimale Voraussetzungen für den Einsatz von OneNote gegeben.

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