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Meetings: Erst begeistern, dann loslegen – Fallbeispiel

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„Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommele nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ Antoine de Saint-Exupéry
Im laufenden Betrieb die Software wechseln? Horror – eigentlich. Wir zeigen, wie man solche komplexen Aufgaben mit zielorientierten Meetings meistert. Ohne miese Stimmung.

Je herausfordernder die Aufgabe, desto wichtiger ist es, Meetings vom Ziel her zu planen. Im aktuellen Fallbericht steht die Einführung der neuen ERP-Software an – mitten im laufenden Betrieb. Jeder Bereich ist betroffen, vom Auftragswesen und Prozessmanagement bis zur Lagerhaltung und Buchhaltung. Das bedeutet viel zusätzliche Arbeit. Aber man ist entschlossen, diesen Schritt zu gehen. Konsequent, optimal vorbereitet und mit guter Stimmung im Team. Dafür will man die Methoden der neuen Meetingkultur nutzen.

Wie kann der Implementierungsprozess am besten bewältigt werden? Es reicht nicht, in Meetings einfach ein paar Lastenhefte zu erstellen und loszulegen.

Meetings vom Ziel gedacht in 5 Schritten

  • Schritt 1 – Ziel festlegen

Hier lautet das Ziel: Die Software erfolgreich einführen.

  • Schritt 2 – Meetingform festlegen

Welche Meetingform ist am besten geeignet, das Ziel zu erreichen? Im Fallbeispiel steht ein längerer Prozess an, der mehrere Meetings erfordert. Hier empfiehlt sich zu Beginn das Kickoff-Meeting.

  • Schritt 3 – Kickoff-Meeting

„Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommele nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ Antoine de Saint-Exupéry hatte recht. Schockieren Sie Ihr Team nicht mit Aufgaben. Begeistern Sie erst für das Ziel. Im Kickoff-Meeting bringen Sie außerdem alle Mitarbeiter auf denselben Stand.

  • Schritt 4 – Detailarbeit

Nun geht es in die Detailarbeit. In kleinen Gruppen oder in Einzelarbeit wird zu jedem Teilbereich ein Lastenheft ausgefüllt. Anschließend trägt man die Ergebnisse zusammen.

  • Schritt 5 – Schnittstellen-Analyse

Wo Schnittstellen entstanden sind, setzen sich die Teilbereichsverantwortlichen zusammen, um mögliche Probleme zu klären.

Vorbereitung – Meetings zum Ziel her gedacht

Anhand dieser zielorientierten Planung können Meetings optimal vorbereitet werden: Während der Detailarbeit werden beispielsweise Fragen entstehen – was die Software kann, was sie nicht kann. Also klären Sie vorab, dass ein externer Software-Spezialist während des Meetings per Videozuschaltung erreichbar ist und die einzelnen Gruppen beraten kann.

Für den Eingangsimpuls wird ein Raum benötigt, anschließend muss Platz für Kleingruppen vorhanden sein. Idealerweise verfügt in solchen Meetings jedes Kleinteam über ein eigenes digitales Flipchart. Außerdem benötigt man ein großes Display oder zwei Displays nebeneinander, um alle Ergebnisse zusammenzutragen. Optimalerweise werden alle Teilbereiche nebeneinander an einer großen Wand dargestellt.

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