Verkannte Super-Software: Microsoft Teams!

Deutschland sucht den Superstar. Ein echter Superstar befindet sich wahrscheinlich direkt vor Ihnen – im Innenleben Ihres PCs: Microsoft Teams. Richtig genutzt erspart Teams teure Zusatzsoftware! So nutzen Sie die drei größten Vorteile.

Microsoft Teams verfügt über jede Menge genialer, aber weitgehend unbekannter Funktionen, die Arbeitsabläufe reduzieren, Teamwork verbessern und Meetings effektiver machen. Viele Firmen investieren in teure Zusatzsoftware, weil ihnen nicht bekannt ist, dass die teuer erkauften Tools eigentlich längst auf dem Rechner schlummern. Die nützlichen Funktionen müssen nur wachgeküsst werden.

Microsoft Teams ist oft nur als Videokonferenz-Tool bekannt – die bekannteste, aber nicht die interessanteste Funktion dieser Software!

Go digital mit Microsoft Teams

Microsoft Teams kann die Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen maßgeblich vereinfachen und Ihre Meetingkultur verbessern. Denn Teams bietet eine Plattform, auf der Informationen gespeichert, geteilt und von verschiedenen Nutzern ortsunabhängig zeitgleich bearbeitet werden können. Projekte und Arbeitsabläufe können im Team gemeinsam angeschaut und bearbeitet werden.

So kann beispielsweise der Monteur auf der Baustelle jederzeit via Handy oder Tablet auf die aktuellen Baupläne zugreifen oder gleich selbst Änderungen eintragen. Teams macht es aber auch einfach möglich, Zugangsbeschränkungen für bestimmte Bereiche und Daten festzulegen. So lässt sich festlegen, dass der Monteur auf der Baustelle nur Pläne öffnen kann, nicht aber die zugehörige Kalkulation.

Anwendungsbeispiele von Microsoft Teams

Bei klartext AV nutzen wir die Software beispielsweise für Projektlisten. Änderungen können direkt von jedem Beteiligten gleich aktuell vorgenommen werden. Alle Teammitglieder haben zeitgleich Zugriff und können Änderungen vornehmen. Jeder kann die Listen öffnen und bearbeiten und jedes Teammitglied sieht dabei stets sofort den aktuellen Stand. Würden diese Listen hingegen ganz klassisch auf dem Laufwerk gespeichert werden, könnte immer nur ein Mitarbeiter auf das Original zugreifen, weitere Mitarbeiter hätten nur Zugriff auf eine schreibgeschützte Version.

Auch für die Aufgaben- und Projektverwaltung setzen wir Microsoft Teams ein: So kann man sich To-do-Listen zuschicken und gleich mitverfolgen, wie weit welche Aufgaben bereits erledigt oder weitergeleitet wurden.

Bewährt hat sich Teams auch bei der Materialbestellung. Entsprechend der stets aktuellen Listen sieht man sofort, was noch fehlt und was bereits vorhanden ist. So lassen sich Projekte und Arbeitsabläufe wesentlich besser planen. Außerdem nutzen wir bei klartext AV die praktische Chatfunktion für kurze Nachrichten.

Und noch in einem anderen Bereich überrascht Teams sehr angenehm: Bei der Umsetzung und Einarbeitung ins Programm. Denn gleich nach den ersten Klicks zeigt sich, dass diese Software tatsächlich kinderleicht zu bedienen ist, intuitiv und selbsterklärend. Auch die Arbeitserleichterung macht sich schnell bemerkbar, so dass man Microsoft Teams nach dem ersten Kennenlernen nicht mehr missen will.

Microsoft Teams: Die drei größten Vorteile

1. Bessere Organisation

• Teams optimiert Ihre Organisation.

2. Mehr Transparenz

• Veraltete Daten oder doppelte Listen gibt es nicht mehr. Das schützt vor unnötigen Arbeitsgängen, widersprüchlichen Entwicklungen, versäumten Terminen und falschen Berechnungen.

3. Einfache Bedienbarkeit

• Das Programm ist praktisch selbsterklärend und sehr einfach anwendbar.

Kosten?

Teams ist in der Regel Bestandteil der Microsoft Office Pakete. Extrakosten fallen somit nicht an.

Wir raten Ihnen: Probieren Sie das Programm einfach einmal aus. Gerade für kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe, die sich ohne IT-Abteilung durchschlagen, ist Microsoft Teams hervorragend geeignet. Wir unterstützen Sie gerne dabei und geben Tipps für die einzelnen Prozesse und Arbeitsschritte. Kontaktieren Sie uns einfach.