So steigern Sie mit guter Dokumentation Ihre Meetingeffizienz!
Meetingeffizienz (4/4)
Hatten wir das Problem nicht schon besprochen? Warum ist es nicht gelöst? Ohne Dokumentation und Nachbereitung ist die Meetingeffizienz gefährdet. Fünf Fragen helfen.
Das aufwendigste Meeting ist sinnlos, wenn Besprochenes nicht umgesetzt wird oder hinterher Uneinigkeit über die Details herrscht. Obwohl die Dokumentation und Nachbereitung eine so große Rolle für die Meetingeffizienz spielen, wird beides in vielen Unternehmen fast sträflich vernachlässigt.
Sie können Ihre Meetingeffizienz deutlich steigern, wenn Sie zu jedem Aufgabenpunkt im Meeting stets fünf wichtige Fragen beantworten und dokumentieren. Diese fünf wichtigen Fragen haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Meetingeffizienz steigern – 5 Fragen sollten Sie klären
- Was ist zu tun?
- Wer ist verantwortlich?
- Worauf soll bei der Umsetzung besonders Wert gelegt werden?
- Welche Vorgaben gelten?
- Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
Basis der Dokumentation und Nachbereitung ist ein gutes Protokoll des Meetingverlaufs. Ein interaktives Touch-Display erleichtert das Erstellen eines Protokolls nachhaltig, denn so können Sie ein visuelles Protokoll erstellen. Ein visuelles Protokoll zur Dokumentation des Meetings bietet viele Vorteile gegenüber traditionellen Protokollen.
Meetingeffizienz: Visuelles Protokoll – Vorteile
Zu den unschlagbaren Vorteilen eines visuellen Protokolls gehören der Zeitgewinn und ein hohes Maß an Authentizität. Denn anders als starre Protokolle, die irgendwann nach dem Meeting geschrieben werden, entsteht ein visuelles Protokoll bereits während des Meetings und ist sofort im Anschluss für alle verfügbar. Das visuelle Protokoll enthält exakt die Bilder und handschriftlichen Notizen, die während des Meetings eine Rolle gespielt haben – und gibt damit nicht nur Inhalte wieder, sondern führt gedanklich noch einmal zurück ins Meeting, zu den einzelnen Momenten und Diskussionsbeiträgen. So ist es später einfacher, sich an komplexe Diskussionen zu erinnern und Zusammenhänge nicht zu vergessen.
Meetingeffizienz – Dokumentation mit Touchdisplay
Verzichten Sie im Meeting deshalb nicht auf einen Touchdisplay mit Stift. Notizen sollten Sie während des Meetings grundsätzlich nur handschriftlich machen, nicht per Tastatur. So wird der Besprechungsverlauf am wenigsten gestört. Bei klartext AV verwenden wir Microsoft Teams und die Application OneNote von Microsoft, um gleich an der richtigen Stelle unsere Notizen machen zu können.
Achten Sie darauf, dass der Computer bzw. das Display sofort startbereit ist, damit der Gedankenfluss während des Meetings nicht unterbrochen wird. Auch das erhöht die Meetingeffizienz.
Das visuelle Protokoll sieht oft nicht besonders schön und ordentlich aus – aber es funktioniert. Hier bekommen Sie mit einfachen Mitteln ein Plus an Meetingeffizienz, auf das Sie nicht verzichten sollten!
Als kleine Hilfe für die Dokumentation und Nachbereitung haben wir für Sie hier kostenlos eine Besprechungsliste und einen Besprechungsbogen der Firma der Firma traintool für Sie bereitgestellt, den Sie gerne nutzen können.
Haben Sie noch Fragen zur Meetingeffizienz oder Dokumentation und Nachbereitung von Meetings? Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.