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Neue Meetingkultur: 3 Fragen für Meeting-Planer

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Was ist eigentlich „neue Meetingkultur“? Die Unterschiede zur traditionellen Besprechung und „gewöhnlichen“ Videokonferenz, die Vorteile – und drei hilfreiche Fragen für Meeting-Planer.

Google weiß viel. Auch zur Frage: „Was ist Meetingkultur?“ bietet die Suchmaschine jede Menge Antworten und Tipps: „Halten Sie die Agenda ein!“, mahnen die empfohlenen Beiträge, außerdem: „Machen Sie an den richtigen Stellen Pausen, achten Sie auf Pünktlichkeit, vor allem auf ein pünktliches Ende.“ Dazu erhält man Tipps zum Umgang mit schwierigen Teilnehmern, man erfährt, wie man Dampfplauderer einbremsen oder Schüchterne aus der Reserve locken könnte. Und dann gibt es noch die tiefenpsychologischen Varianten, in denen Meeting-Teilnehmer mit Tieren assoziiert werden, damit im Meeting später erkannt werden kann, wer die Hyäne ist und wo sich der Siebenschläfer verkriecht.

Meetingkultur-Tipps

Die Google-Suchergebnisse bestehen zu 90 Prozent aus solchen Beiträgen. Die Formulierungen variieren, die Inhalte sind deckungsgleich und wenig überraschend. Meetings werden hier mechanisch verstanden: Man braucht nur die richtige Form, den richtigen Anfang, passende Pausen. Und am Ende muss möglichst rasch das Protokoll geschrieben werden.

Doch das entspricht nicht der eigentlichen Besonderheit, die neue Meetingkultur ausmacht.

Was ist neue Meetingkultur?

Neue Meetingkultur basiert auf einem ganz anderen entscheidenden Element: Auf der inneren Haltung, mit der ich über die Planung nachdenke und später ins Meeting gehe. Diese Einstellung beinhaltet, dass ich erst einmal drei grundsätzliche Fragen in den Vordergrund rücke und dabei auch offen bin für Antworten, die bisherige Meeting-Selbstverständlichkeiten über Bord werfen könnten.

Frage eins lautet:

# 1: Was will ich erreichen?

  • Wozu mache ich das Meeting, was will ich erreichen? Neue Meetingkultur bedeutet, eine Konferenz vom Ziel her zu denken!

# 2: Wen brauche ich dafür in diesem Meeting?

  • Die Antwort kann verblüffen. Oft sagt der erste Reflex: Ist ja logisch, dass diese oder jene Person dabei sein muss. Aber denkt man ernsthaft darüber nach, kann sich diese Erwartungshaltung plötzlich als unbegründet erweisen. Wir konnten das bei unserer großen Wochenbesprechung erleben. Hier reden wir über aktuell abgeschlossene Projekte und über Aufgaben, die in der kommenden Woche anstehen. Für mich war jahrelang klar, dass wir das in großer Runde tun müssen. Als wir die drei wichtigen Fragen aber auch auf diese Besprechung anwandten, stellen wir plötzlich fest, dass eigentlich ein Drittel der Teilnehmer gar nicht notwendig war, um das Ziel des Meetings zu erreichen. Seither verläuft unsere Wochenbesprechung viel effizienter. Und trotzdem ohne Informationsverluste. Denn die Teilnehmer des Meetings tragen die Ergebnisse der Wochenbesprechung in die jeweiligen Abteilungen.

Die dritte wichtige Frage lautet:

# 3: Wieviel Zeit will ich für das Meeting aufwenden?

Diese drei grundsätzlichen Fragen bilden die Basis der neuen Meetingkultur, denn sie dienen als Grundlage für Ihre weiteren Entscheidungen. Jetzt erst können Sie klären:

  • Welche moderne Meeting-Form passt zu den Antworten von Frage 1 bis 3?
  • Welche Meetingraum-Gestaltung, welches Equipment und welche Moderationstechniken sind für diese Meeting-Form optimal?

Wenn Sie wenig Zeit investieren möchten, empfiehlt es sich beispielsweise, das Meeting nur im Stehen abzuhalten. Müssen während des Meetings viele Inhalte ausgetauscht und dazu Laptops mitgebracht werden, benötigt man passende Tische (oder Stehtische) und entsprechende Technik, damit drahtlos und unkompliziert auf dem Bildschirm geteilt werden kann.

Wir möchten Sie ermutigen, über Althergebrachtes ergebnisoffen nachzudenken. Stellen Sie alles auf den Prüfstand. Denken Sie das Meeting vom Ziel her. Und beraumen Sie dann erst das Meeting an. Das ist neue Meetingkultur.

Es lohnt sich – auch wenn man dann am Ende vielleicht feststellt: Ja, so wie wir es bisher machen, ist es gut.

Haben Sie noch Fragen zur neuen Meetingkultur? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gern.