Die Zeitfresser im Meeting – und was gegen sie hilft
SERIE: Meetingeffizienz (2/4)
Wie Sie sich am besten auf ein Meeting vorbereiten und welche Zeitfallen lauern: 8 Tipps gegen Zeitfresser.
Zeitfresser #1: Unpünktlichkeit
Meist beginnt ein schlechtes Meeting bereits mit einem verzögerten Start. Unpünktlichkeit kostet Arbeitszeit. Den Führungskräften kommt hier eine wichtige Vorbildrolle zu: Sie müssen Pünktlichkeit einfordern und vorleben! Gegensteuern kann man mit gemeinsam vereinbarten „Strafen“, zum Beispiel einen Geldbetrag, der am Ende des Jahres für einen guten Zweck gespendet wird.
Zeitfresser #2: Schlechte Vorbereitung
Oft ist sind die Teilnehmer nicht gut vorbereitet, was auch an einer mangelhaften Agenda liegen kann, in der nicht klar festgelegt wurde, wer wofür verantwortlich ist. Die Motivation, sich vorzubereiten, hängt außerdem direkt mit der Meeting-Qualität zusammen. Der Kreis lässt sich also nur durchbrechen, indem sich die Meetingkultur und -struktur verbessert.
Zeitfresser #3: Uninteressierte Teilnehmer
Am Meeting sollte nur teilnehmen, wer vom Inhalt betroffen ist, Interesse hat und etwas beitragen kann. Ist ein Zeitplan vorhanden, können Teilnehmer auch gezielt zu den für sie relevanten Tagesordnungspunkten hinzustoßen. Amazon-Gründer Jeff Bezos prägte die 2-Pizza-Regel: „Lade zu einem Meeting nur so viele Teilnehmer ein, wie Du mit zwei Pizzen satt kriegst“. So vermeiden Sie, dass wenige reden und der Rest träumt.
Zeitfresser #4: Ungenaue Agenda und Zeitplanung
Sind die richtigen Teilnehmer ausgewählt, muss die Agenda erstellt und rechtzeitig verschickt werden. Wichtig: Definieren Sie Ziele und Erwartungen für das Meeting und legen Sie einen möglichst verbindlichen Zeitplan fest. Die Teilnehmer sollen wissen, wann der für sie relevante Tagesordnungspunkt dran ist. Gerade bei längeren Meetings oder Konferenzen ist das supereffizient und produktiv – erfordert aber sehr präzise Planung.
Zeitfresser #5: Mangelnde Moderation
Als Maßnahme gegen ausschweifende Redebeiträge hat sich die Ernennung eines Zeitmanagers im Meeting bewährt. Das kann immer dieselbe Person sein oder es wird reihum gewechselt. Allerdings sollte die Person sich auch trauen, Führungskräfte und Kollegen zu bremsen. Wer den Zeithut aufhat, darf unterbrechen!
Zeitfresser #6: Ablenkung
Disziplin ist nicht nur beim Einhalten des Zeitplans gefragt. Alle Mühen sind umsonst, wenn die mächtigste Ablenkung unserer Zeit mit im Raum ist – Smartphones und andere digitale Endgeräte. Sofern diese nicht für Präsentationszwecke notwendig sind: Weglegen!
Zeitfresser #7: Starre Formen
Austausch und kreative Ideen funktionieren besser, wenn der Rahmen lockerer ist. Wie ein Meeting abläuft, hängt deshalb immer vom Ziel ab. Geht es darum, sich kreativ auszutauschen und Ideen zu entwickeln, sollte die Zeitvorgabe fallen.
Zeitfresser #8: Meeting vs. Chat & Co
Kurze Meetings mit klarem Fokus sind deutlich produktiver als eine Kommunikation per Chat, Telefon oder der Besuch am Schreibtisch des Kollegen. Gerade bei vermeintlich kleineren Fragen sind Arbeitende versucht, sich über den kurzen Dienstweg zu verständigen. Doch das lenkt ab und reißt den befragten Kollegen aus seiner Konzentration.
Haben Sie noch Fragen zur neuen Meetingkultur? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.