Meetingraum planen: Darauf kommt es an – Tipps
Wer einen Meetingraum planen will, sollte vorher drei wichtige Fragen klären. Wir zeigen, welche grundsätzlichen Punkte Architekten und Anwender bei der Planung berücksichtigen sollten.
Man will einen Meetingraum planen – doch dabei wird dann meist nur über Optik geredet, statt über die wirklich wichtigen Bedürfnisse, die der Raum erfüllen muss, um gute Meetings möglich zu machen.
Will man einen Meetingraum planen, ohne vorher die wirklich wichtigen Punkte zu klären, ist das ein bisschen, als würde ein Unternehmer für seinen Fuhrpark einen Porsche kaufen, weil er dieses Auto am schönsten findet – obwohl er für seine Zwecke eigentlich ein Fahrzeug mit 25 Tonnen Zuladung bräuchte. Der schöne Porsche wird nur so lange begeistern, bis der Gabelstapler mit dem Beladen beginnt.
Meetingraum planen: Worauf kommt es an?
Beim Fahrzeugkauf klärt man zuerst, wozu das Fahrzeug benötig wird, um dann das dafür passende Modell zu wählen. Auch wer einen Meetingraum planen will, sollte so vorgehen. Klären Sie deshalb zuerst die wichtigsten W-Fragen:
- Wozu trifft man sich?
- Wer trifft sich?
- Wie trifft man sich?
Die Antworten zeigen, worauf man achten muss, wenn man einen optimal nutzbaren Meetingraum planen möchte. Sie zeigen auch, wie der Meetingraum gestaltet und ausgestattet werden sollte, welche Technik notwendig ist und welche Form der Moderation sich eignet.
Die Entscheidung, welche Technik und Ausstattung zum Einsatz kommen soll, hat wiederum Einfluss auf die bauliche Gestaltung und Planung des Meetingraums. Denn dann können Kabel und Geräte gleich in Wänden und Deckenelementen verbaut werden. Das trägt zur schöneren Optik bei und verhindert später Stolpergefahr durch Kabelwirrwarr und herumliegende Mehrfachstecker.
Meetingraum planen – Tipps
1. Wozu trifft man sich?
Trifft man sich im Meetingraum nur, um morgens rasch alle wichtigen Tagespunkte bei der täglichen Ad-hoc-Konferenz abzusprechen oder sind hauptsächlich ausführlichere Besprechungen in größerer Runde geplant, bei denen Projekte diskutiert und Lösungen gefunden werden? Wieder anders muss man einen Meetingraum planen, in dem Strategie-Konferenzen in engster Runde stattfinden sollen.
Möchten Sie einen Meetingraum planen, der für verschiedene Meetingarten geeignet sein soll, ist Flexibilität am wichtigsten. Das erreicht man beispielsweise mit schnell schließbaren Trennwänden oder Schallschutz-Vorhängen.
2. Fragen: Wer trifft sich?
Will man einen Meetingraum planen für vorwiegend kreativ arbeitende Mitarbeiter, die vielleicht auch in mehreren, gleichzeitig arbeitenden Kleingruppen aktiv werden sollen oder ist der Meetingraum hauptsächlich für Analytiker gedacht? Sollen im Meetingraum externe Gäste und Kunden empfangen werden oder dient der Meetingraum vielleicht eher auch als einfacher Pausenraum?
3. Fragen: Wie trifft man sich?
Muss ein Moderator die Meetings leiten? Finden Gruppenprojekte oder Schulungen statt? Ist aktive Beteiligung oder eher passive Teilnahme erwünscht? Gibt es im Raum ein „Vorne“ und „Hinten“ oder wird der ganze Meetingraum individuell genutzt? Sind nur Teilnehmer vor Ort anwesend oder sollen auch regelmäßig externe Mitarbeiter und Experten per Videokonferenz integriert werden?
Haben Sie noch Fragen zum Thema Meetingraum planen oder wünschen Sie individuelle Beratung? Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gerne.