Was ist „neue Meetingkultur“? Auf 5 Vorteile kommt es an
Was ist eigentlich „neue Meetingkultur“? Worauf kommt es an und welche Vorteile bringen moderne Meetings im Vergleich zu traditionellen Konferenzen? Wir zeigen die Unterschiede.
„Ich hole mir schnell noch einen Kaffee, sonst schlafe ich nachher ein“ – die letzten Worte des Konferenzteilnehmers vor Meeting-Beginn. Mit voller Tasse huscht man dann in den Konferenzraum, um dort im schweren Sessel vor dem großen Mahagoni-Tisch zu versinken. Der Chef beginnt den Powerpoint-Vortrag. Die Kollegen am hinteren Ende des Tisches checken heimlich WhatsApp-Nachrichten. Wie lange geht das denn noch?
Traditionelle Konferenzen vs. neue Meetingkultur
Nur der Protokollschreiber ist wirklich aufmerksam. Allerdings auch überarbeitet. Weshalb das Protokoll bestenfalls eine Woche später verteilt wird, sortiert nach Themen, inhaltlich optimiert und mit der Powerpoint-Datei zur Erläuterung im Anhang. Sieht schön aus, hilft aber nicht, sich an den eigentlichen Ablauf der Konferenz zu erinnern. Gab es da nicht eine kluge Zwischenbemerkung zum zweiten Vortragspunkt – oder war das in einer anderen Konferenz? Und wollte man zu Punkt drei nicht erst die Meinung des Filialleiters in München einholen?
Beispiel für neue Meetingkultur
Die neue Meetingkultur löst den Stau am Kaffee-Automaten auf, denn hier bleibt keine Gelegenheit zur Langeweile. Neue Meetingkultur ist zielorientiertes und aktives Zusammenarbeiten im Team, in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre, in einem Meetingraum mit moderner Technik. Dazu gehört, dass Teilnehmer auch mal aufstehen, um am digitalen Whiteboard ihre Gedanken aufzuschreiben oder zu skizzieren. Die Teilnehmer gehen mit der Erwartung ins Meeting, dass hier verschiedene wichtige Punkte besprochen, abgestimmt und direkt geklärt werden. Jeder Teilnehmer ist involviert. Deshalb wird auch schon im Vorfeld genau geplant, wer eingeladen wird. Die Hierarchie ist flach, das Meeting gut vorbereitet und strukturiert. Es dauert nicht unnötig lang.
Neue Meetingkultur – 5 Vorteile
Vorteil 1: Kooperation
Neue Meetingkultur funktioniert nur mit kooperativem Leiten. Das Team erarbeitet den Weg zum Ziel gemeinsam. So kann das Potenzial der Mitarbeiter viel besser genutzt werden.
Vorteil 2: Gleichberechtigung
Ob Azubi oder Chef, jeder Beitrag ist willkommen und wird ernstgenommen. Flache Hierarchien lassen Raum für neue Ideen.
Vorteil 3: Flexibilität
Neue Meetingkultur ist flexibel. Dazu gehören unterschiedliche Moderationsstile, verschiedene Medientechnik und Möblierung – je angepasst an das Ziel einer Konferenz. Auf schwere Möbel wird verzichtet, denn wenn man gemütlich im Sessel sitzt, werden auch die Vorschläge und Ideen gemütlich und schwerfällig.
- Tipps zur Gestaltung und Möblierung
Vorteil 4: Nachhaltigkeit
Neue Meetingkultur stellt sicher, dass keine Inhalte verloren gehen. Zur neuen Meetingkultur gehören das Schriftprinzip und visuelle Protokolle. Dadurch ist es möglich, dass jeder Teilnehmer unmittelbar nach dem Meeting ein nachvollziehbares Protokoll mit allen Inhalten besitzt und damit sofort arbeiten kann.
- Tipps zum Schriftprinzip finden Sie hier.
Vorteil 5: Zielorientierung
Neue Meetingkultur bedeutet, die Konferenz vom Ziel her zu planen. Was soll erreicht werden? Entsprechend werden die passende Medientechnik, Moderationstechnik und Arbeitsweise gewählt. Außerdem wird analysiert, welche Raum-Atmosphäre am besten passt – entsprechend erfolgt die Raumwahl und Gestaltung.
Und natürlich ist neue Meetingkultur hybrid. In unserer ersten Folge der Serie „Was ist neue Meetingkultur“ stellen wir Ihnen 5 Tipps für hybride Meetings vor.
5 Tipps für hybride Meetings
- Einfach bedienbare Technik
Wählen Sie eine intuitiv bedienbare und zuverlässige Technik. Verursacht die Videokonferenz-Technik Probleme, wird der Gedankenfluss unterbrochen und der Spaß am hybriden Meeting geht verloren.
- Schnellstart
Achten Sie darauf, dass virtuelle Konferenzteilnehmer rasch zugeschaltet werden können. Dauert es jedes Mal erst mehrere Minuten oder Arbeitsschritte, sinkt die Bereitschaft, externe Gesprächsteilnehmer spontan zum Meeting einzuladen. Bei klartext AV funktioniert der Wechsel in den hybriden Modus mit einem einzigen Knopfdruck. Auch die Beleuchtung und Jalousie im Raum passen sich dann automatisch dem Videokonferenz-Modus an.
- Flexibilität
Meetingräume sollten so ausgestattet sein, dass in jedem Meetingraum spontan auch hybride Meetings möglich sind. Videokonferenzen nur in einem speziellen Videokonferenzraum abhalten zu können, ist nicht mehr zeitgemäß. Die Technik sollte so gewählt und installiert sein, dass auch bei der Zuschaltung der Videokonferenz alle Teilnehmer ganz normal weitersprechen können. Deckenmikrophone leisten hier beispielsweise gute Dienste.
- Technik-Empfehlungen
Soll die hochwertige technische Videokonferenz-Ausstattung nicht in jedem Besprechungszimmer extra installiert werden, eigenen sich mobile Lösungen, verschiebbare Stehlen oder Medien-Möbel. Kontaktieren Sie uns, gerne machen wir Ihnen hier individuell passende Angebote. Als Videokonferenzplattform eignet sich MS Teams besonders. Hier können auch Protokolle und Dateien für alle zugänglich und in Echtzeit bearbeitbar eingebracht werden. Empfehlenswert ist außerdem für Drahtloskonferenzen das System von BARCO ClickShare CX-30, speziell für kleine oder mittelgroße Meetingräume.
- Vorbereitung
Damit die Zuschaltung klappt, sollten eventuelle Gesprächspartner, Homeoffice-Mitarbeiter oder Geschäftspartner vorab über den Zeitpunkt der Konferenz informiert werden. Damit sie am Schreibtisch anwesend sind, wenn sich kurzfristig Fragen an sie ergeben.
In den nächsten drei Folgen stellen wir Tipps vor zu den Themen kooperative Meetinggestaltung, Flexibilität und virtuelle Elemente.