6 wichtige Meeting-Begriffe – und häufige Fehler
SERIE: Was ist neue Meetingkultur? (4/4)
Neue Meetingkultur ist kooperativ und findet bevorzugt virtuell statt? Falsch! Was neue Meetingkultur wirklich ausmacht, erklären wir an den sechs wichtigsten Begriffen.
Neue Meetingkultur: Direktiv vs. kooperativ
Nur ein kooperatives Meeting ist ein gutes Meeting, liest man in vielen Ratgebern zum Thema neue Meetingkultur. Doch das ist so pauschal nicht richtig. Eine kooperative Meetingleitung beim falschen Thema kann das Meeting unnötig lang und uneffektiv machen. Und schlimmstenfalls sorgt es dann auch noch für ein unerwünschtes Ergebnis.
Neue Meetingkultur bedeutet nicht, dass in jedem Meeting zwangsläufig immer gleichberechtigt miteinander über ein Thema diskutiert wird. Wenn beispielsweise Verantwortungsbereiche zugeteilt werden müssen, Aufgaben zu erledigen sind oder deren Zielerreichung kontrolliert werden muss, ist eine direktive Meetingleitung besser geeignet.
Moderne Meetingkultur bedeutet also, ein Meeting nie nach „Schema F“ abzuhalten, sondern stets neu zu entscheiden, welche Form der Meetingleitung den größten Erfolg verspricht.
Kooperativ oder direktiv – Ausstattung
Ob kooperativ oder direktiv: In beiden Fällen muss berücksichtigt werden, dass Menschen „Augenwesen“ sind. Wir handeln und agieren sehr stark über das Sehen. Also müssen Ergebnisse visuell präsentiert werden. Dafür eignen sich ein digitales Whiteboard bzw. die Software SMART Meeting Pro hervorragend.
Ist ein Ergebnis perfekt, kann der Meetingleiter das Lob als positive Rückmeldung gleich interaktiv in die Präsentation einbinden – beispielsweise mit einem Smilie. Ist noch eine Änderung notwendig, kann auch das gleich vermerkt werden. Dann sehen alle, worum es geht. Man kann über den Themenpunkt diskutieren (kooperativ) oder einfach klar vorgeben, was geändert werden muss (direktiv). So lässt sich auch gleich eine Deadline schriftlich fixieren und ein Verantwortlicher notieren. Damit ist die Aufgabe schnell besprochen und spätere Missverständnisse sind ausgeschlossen.
Während der Moderator beim kooperativen Meeting allerdings mit am Tisch sitzt, bleibt er beim direktiven Meeting am besten vorne am Display. Denn aus der Front-Position fällt es leichter, klare Ansagen zu machen: „Herr Maier, kann die Überarbeitung bis 15 Uhr fertig sein?“
Neue Meetingkultur: Autorität vs. Kreativität
Auch hier ist Methodenkompetenz gefragt. Denn neue Meetingkultur bedeutet nicht, dass ein Meeting zwangsläufig besonders viele kreative Freiräume bieten muss. Auch hier muss von Fall zu Fall entschieden werden, ob es besser ist, im Meeting eine klare Richtung vorzugeben oder Kreativität zu fördern. Brainstorming bietet dabei den größten Freiraum für Kreativität.
Wichtig ist jedoch die Bereitschaft zur Anpassung der Methodenauswahl an die jeweilige Situation – auch während des Meetings. Es sollte die Handlungsfreiheit bestehen, die Meetingform spontan anders zu gestalten und in eine andere Richtung zu führen. Das geht nur, wenn die Technik intuitiv bedienbar ist. Befinden sich im Meetingraum nur ein Beamer, ein Kabelanschluss für ein Laptop und eine Leinwand, gibt die Technik einen sehr starren, engen Rahmen vor.
Deshalb sind interaktive Displays für neue Meetingkultur eigentlich ein Muss, auch wenn man sie nicht immer nutzt. Doch sie ermöglichen es beispielsweise, schnell eine Whiteboard-Seite aufzurufen.
Das interaktive Display bietet Flexibilität. So ist es möglich, auch in starren Meetings spontan kreativ zu agieren, Grenzen zu sprengen und wirkliche Methodenfreiheit zu nutzen.
Neue Meetingkultur: Präsenz vs. virtuell
Gut, dass es virtuelle und hybride Meetings gibt. So kann man schnell externe Experten einbeziehen, andere Niederlassungen einbinden oder Homeoffice-Kollegen im Meeting integrieren. Neue Meetingkultur anerkennt aber auch die Notwendigkeit von reinen Präsenz-Meetings. Es gibt einfach Themenpunkte, die besser und sinnvoller zu klären sind, wenn man sich Auge in Auge gegenübersitzt und ganz direkt miteinander agieren kann – was trotz bester Technik virtuell nur in Maßen geht.
Präsenz oder virtuell? Eine Entscheidungshilfe
Rein virtuelle Meetings eignen sich bei Sachthemen, die einfach zu erörtern sind, am besten von einer Gruppe, die sich bereits kennt. Reine Pflichtunterweisungen, beispielsweise zum Thema Datenschutz, funktionieren so sehr gut.
Hybride Meetings eignen sich, wenn einzelne Experten oder externe Kollegen für einen bestimmten, beschränkten Zeitraum zum Meeting hinzugezogen werden sollen.
Präsenz-Meetings sind immer dann gefragt, wenn neue, knifflige und weitreichende Themen anstehen, wenn verschiedene Meetingformen genutzt werden oder Methodenwechsel sinnvoll sind. Zum Beispiel bei Neuentwicklungen.
Haben Sie noch Fragen zum Thema neue Meetingkultur? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.